Mengenal Procurement dalam Bisnis: Definisi dan Contohnya

Procurement adalah proses pengadaan barang, jasa, atau sumber daya yang diperlukan oleh perusahaan untuk mendukung operasionalnya. Dalam konteks bisnis, procurement mencakup aktivitas strategis yang melibatkan identifikasi kebutuhan, pemilihan pemasok, negosiasi harga, hingga pembelian dan penerimaan barang atau jasa.

Procurement memiliki peran penting dalam efisiensi operasional dan keberlanjutan bisnis karena memastikan barang atau jasa yang diperoleh memiliki kualitas baik, harga yang kompetitif, dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Definisi Procurement

Procurement adalah kegiatan pengadaan yang melibatkan proses sistematis untuk mendapatkan barang atau jasa. Proses ini dapat mencakup pembelian langsung, kontrak jangka panjang dengan pemasok, hingga pengadaan berbasis tender. Tujuan utama procurement adalah memaksimalkan nilai dari pengeluaran perusahaan dengan tetap memastikan ketersediaan barang atau jasa yang mendukung tujuan strategis.

Jenis-jenis Procurement

Direct Procurement
- Pengadaan barang atau jasa yang secara langsung terkait dengan proses produksi atau penawaran utama perusahaan.
- Contoh:
  - Pabrik elektronik membeli komponen seperti chip atau kabel.
  - Perusahaan makanan membeli bahan baku seperti tepung atau gula.
Indirect Procurement
- Pengadaan barang atau jasa yang mendukung operasional perusahaan tetapi tidak langsung terlibat dalam produksi.
- Contoh:
  - Pembelian alat tulis kantor (ATK).
  - Pengadaan layanan kebersihan.
Services Procurement
- Pengadaan layanan profesional atau outsourcing untuk mendukung aktivitas bisnis.
- Contoh:
  - Kontrak dengan konsultan hukum atau IT.
  - Penyewaan jasa pengangkutan barang.

Proses Procurement

Proses procurement biasanya melibatkan beberapa tahapan penting untuk memastikan efisiensi dan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan. Berikut langkah-langkahnya:

1. Identifikasi Kebutuhan

Perusahaan menentukan barang atau jasa apa yang dibutuhkan, termasuk spesifikasi, jumlah, dan waktu pemenuhan.
Contoh: Divisi produksi membutuhkan mesin baru untuk meningkatkan kapasitas produksi.

2. Riset Vendor

Mencari dan mengevaluasi vendor potensial yang dapat menyediakan barang atau jasa dengan kualitas terbaik dan harga kompetitif.

3. Permintaan Proposal atau Penawaran (RFP/RFQ)

Perusahaan meminta proposal atau penawaran harga dari vendor untuk membandingkan opsi yang tersedia.

4. Negosiasi dan Seleksi Vendor

Memilih vendor terbaik berdasarkan kualitas, harga, layanan, dan reputasi. Negosiasi dilakukan untuk mendapatkan kesepakatan yang saling menguntungkan.

5. Pembuatan Kontrak

Menyusun kontrak yang mencakup syarat pembayaran, waktu pengiriman, garansi, dan ketentuan lain.

6. Pengadaan dan Penerimaan Barang/Jasa

Melakukan pemesanan (purchase order) dan menerima barang atau jasa sesuai spesifikasi yang disepakati.

7. Pembayaran dan Evaluasi Vendor

Setelah barang atau jasa diterima, perusahaan melakukan pembayaran sesuai dengan kontrak. Vendor juga dievaluasi untuk memastikan kinerja mereka memenuhi standar.

Manfaat Procurement dalam Bisnis

Efisiensi Biaya
- Procurement membantu perusahaan mendapatkan barang atau jasa berkualitas dengan harga terbaik, sehingga mengurangi pengeluaran.
Kualitas yang Terjamin
- Proses seleksi vendor yang cermat memastikan bahwa barang atau jasa yang diperoleh sesuai dengan kebutuhan.
Mengurangi Risiko Rantai Pasok
- Dengan memilih vendor yang andal, perusahaan dapat mengurangi risiko keterlambatan atau ketidaksesuaian produk.
Dukungan Strategis
- Procurement yang efektif mendukung pencapaian tujuan bisnis jangka panjang.
Keberlanjutan Bisnis
- Banyak perusahaan kini mengintegrasikan praktik procurement berkelanjutan, seperti memilih pemasok yang ramah lingkungan.

Contoh Praktik Procurement

Contoh 1: Industri Manufaktur

Sebuah pabrik mobil membutuhkan suku cadang mesin dari pemasok.
Tim procurement melakukan riset vendor, membandingkan penawaran harga, dan memastikan pemasok memiliki kapasitas untuk memenuhi kebutuhan dalam jangka panjang.

Contoh 2: Perusahaan Teknologi

Perusahaan teknologi membutuhkan perangkat lunak baru untuk mendukung produktivitas tim.
Mereka meminta proposal dari vendor perangkat lunak, melakukan uji coba (demo), dan memilih solusi yang paling sesuai.

Strategi Procurement yang Efektif

Diversifikasi Vendor
- Hindari ketergantungan pada satu pemasok untuk mengurangi risiko.
Menggunakan Teknologi
- Gunakan sistem e-procurement untuk mempermudah pengelolaan proses pengadaan.
Negosiasi yang Baik
- Bangun hubungan jangka panjang dengan vendor untuk mendapatkan harga dan layanan yang lebih baik.
Fokus pada Keberlanjutan
- Pilih pemasok yang menerapkan praktik bisnis berkelanjutan, seperti bahan baku ramah lingkungan atau tenaga kerja yang adil.

Kesimpulan

Procurement adalah aspek penting dalam operasional bisnis yang memastikan perusahaan mendapatkan barang atau jasa yang tepat dengan cara yang efisien dan efektif. Dengan proses yang sistematis dan strategi yang cerdas, procurement dapat mendukung keberlanjutan dan pertumbuhan bisnis dalam jangka panjang.

Pemahaman yang baik tentang procurement tidak hanya meningkatkan efisiensi tetapi juga memberikan nilai strategis bagi perusahaan.

Mengenal Procurement dalam Bisnis: Definisi dan Contohnya